Messagerie et calendrier
Connectez messagerie et calendrier Microsoft 365 ou Google Workspace à Workspace : niveaux, consentement, données, confirmations, déconnexion, suppression.
À quoi cela sert
Messagerie et calendrier permet à l’assistant Workspace de travailler avec votre propre boîte mail et votre calendrier dans Microsoft 365 (Outlook) ou Google Workspace (Gmail et Google Agenda). Il agit en votre nom et uniquement dans les limites fixées par votre organisation : il peut rechercher et lire des e-mails, consulter les événements et les disponibilités, rédiger des e-mails sous forme de documents et, si votre organisation l’autorise, créer, modifier et accepter des événements du calendrier.
Chaque membre peut connecter plusieurs comptes, Microsoft 365 et Google Workspace au choix, et uniquement depuis un annuaire Microsoft ou un domaine Google Workspace que votre organisation a déclaré. Rien n’est connecté tant que vous ne le faites pas vous-même. L’assistant n’envoie jamais d’e-mail : l’envoi est toujours votre propre clic sur un e-mail dans Sluis.
Niveaux d’accès et configuration par l’administrateur
Les propriétaires et administrateurs choisissent deux niveaux dans la console, dans la carte Messagerie et calendrier sous Paramètres. Messagerie : Désactivé, Lecture, Lecture + brouillons ou Lecture + brouillons + envoi. Calendrier : Désactivé, Lecture ou Lecture + gestion des événements. Les membres ne reçoivent jamais que les autorisations des niveaux choisis. Si un niveau est relevé plus tard, les membres doivent se reconnecter pour accorder les nouvelles autorisations.
Avant que quiconque puisse se connecter, déclarez les annuaires Microsoft Entra ou les domaines Google Workspace de votre organisation sous Paramètres › Sécurité des applications. Pour Google, indiquez le domaine principal. Réalisez ensuite l’étape de confiance unique du fournisseur. Microsoft : un administrateur Entra approuve Sluis une fois par annuaire, via le lien d’approbation affiché dans la carte. Google : un administrateur Google Workspace accorde sa confiance à Sluis une fois. Dans la console d’administration Google, ouvrez Sécurité › Contrôles des API › Contrôle de l’accès aux applications, choisissez Configurer une nouvelle application, recherchez l’ID client affiché dans la carte et définissez son accès sur Approuvé.
Si la politique de résidence de votre organisation exclut un fournisseur, la carte l’indique et les membres ne peuvent pas connecter ce fournisseur.
Connecter votre compte
Dans Workspace, ouvrez Paramètres › Connexions. Dans la section Messagerie et calendrier, choisissez Connecter pour Microsoft 365 ou Google Workspace. Avant de vous rediriger vers le fournisseur, Workspace affiche un avis dans l’application. Il explique quelles données Sluis consultera, comment elles sont utilisées et qui les reçoit, y compris les fournisseurs de modèles d’IA activés par votre organisation. Vous devez confirmer cet avis pour continuer. Le fermer annule la connexion.
Terminez ensuite la connexion dans votre navigateur chez Microsoft ou Google, approuvez les autorisations et revenez dans Workspace. Si la connexion est refusée, demandez à votre administrateur si l’étape de confiance du fournisseur est faite et si votre domaine ou annuaire est déclaré. Vous pouvez connecter plusieurs comptes : choisissez à nouveau Connecter pour en ajouter un. Avec plusieurs comptes, les recherches les couvrent tous, et tout ce qui modifie quelque chose (un événement, un brouillon dans Outlook ou Gmail, un e-mail envoyé) utilise celui que vous choisissez, indiqué sur la carte de confirmation et sur l’e-mail. Connecter à nouveau un compte déjà connecté le met à jour.
Quelles données sont consultées et où elles vont
L’assistant n’accède qu’à ce que les niveaux ci-dessus permettent : les messages qu’il recherche ou lit (expéditeur, destinataires, dates, objet et contenu), les brouillons qu’il vous aide à créer, ainsi que les événements du calendrier (titre, horaire, lieu, participants et description) et les disponibilités. Il ne les utilise que pendant que vous travaillez sur une tâche dans un chat.
Ce que l’assistant lit fait partie de cette conversation. Il est envoyé au modèle d’IA que votre organisation a activé pour le chat, après application des règles de protection des données de votre organisation, et uniquement aux fournisseurs de modèles que votre politique de résidence autorise. Sluis ne le partage avec personne d’autre, ne le vend pas, ne l’utilise pas pour la publicité et ne l’utilise pas pour entraîner des modèles d’IA. L’utilisation et le transfert par Sluis des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use).
La conversation, y compris le texte des e-mails et des événements récupérés, est conservée chiffrée dans votre historique de chat jusqu’à ce que vous supprimiez la conversation ou que la durée de conservation de votre organisation l’efface. Vos jetons de connexion sont stockés chiffrés et servent uniquement à appeler Microsoft ou Google en votre nom.
Un e-mail peut contenir du texte qui tente de donner des instructions à l’assistant. Le courrier récupéré est traité comme un contenu non fiable, et un tel texte ne peut ni envoyer d’e-mail ni modifier votre calendrier de lui-même, car ces actions exigent votre confirmation, comme décrit ci-dessous.
Confirmations pour les brouillons et le calendrier
L’assistant rédige chaque e-mail comme un document dans Sluis et n’écrit pas lui-même dans votre boîte mail. Un brouillon dans Outlook ou Gmail n’est créé, et un e-mail n’est envoyé, que lorsque vous cliquez sur l’e-mail dans le chat.
Créer, modifier ou accepter un événement du calendrier affiche une carte de confirmation avec les détails, y compris les participants qui seront prévenus. Rien ne se passe tant que vous ne confirmez pas, chaque changement est confirmé séparément, et les changements de calendrier n’ont jamais lieu dans les exécutions planifiées d’agents.
Déconnecter et révoquer l’accès
Ouvrez Paramètres › Connexions, choisissez Déconnecter sur le compte à retirer, puis confirmez. Vos autres comptes restent connectés. Sluis supprime aussitôt les jetons de connexion stockés et demande à Microsoft ou Google de les révoquer. Si le fournisseur ne confirme pas, Workspace vous le signale et vous pouvez retirer l’accès vous-même : chez Google sous Applications et services tiers dans les paramètres de sécurité de votre compte Google, chez Microsoft dans les autorisations d’applications de votre compte sur myapps.microsoft.com. Un administrateur peut aussi retirer l’application dans la console d’administration Google ou Microsoft Entra.
L’accès prend aussi fin quand votre appartenance prend fin ou quand votre administrateur retire votre annuaire Microsoft ou votre domaine Google Workspace de la liste. Se déconnecter arrête tout accès futur. Cela ne supprime pas les conversations passées.
Supprimer vos données
Le texte d’e-mails et de calendrier apparu dans une conversation reste avec elle. Supprimez la conversation depuis la liste des chats avec Supprimer la conversation pour effacer ses messages et ses canvas, y compris ce texte. Les brouillons, e-mails envoyés et événements créés dans votre compte Microsoft ou Google appartiennent à ce compte : supprimez-les dans Outlook, Gmail ou Agenda.
Un propriétaire de l’organisation peut faire effacer toutes les données de l’organisation et définir une durée de conservation du contenu stocké dans la console, sous Protection des données. La politique de confidentialité explique combien de temps les données sont conservées et comment faire une demande.