Mail en agenda
Koppel de mail en agenda van Microsoft 365 of Google Workspace aan Workspace: niveaus, toestemming, datagebruik, bevestigingen, ontkoppelen en verwijderen.
Wat het doet
Met Mail en agenda kan de Workspace-assistent werken met je eigen mailbox en agenda in Microsoft 365 (Outlook) of Google Workspace (Gmail en Google Agenda). Hij handelt namens jou en alleen binnen wat je organisatie toestaat: hij kan mail zoeken en lezen, afspraken en beschikbaarheid opzoeken, e-mails als document schrijven en, als je organisatie dat toestaat, agenda-afspraken maken, wijzigen en beantwoorden.
Elk lid kan meerdere accounts koppelen, in elke combinatie van Microsoft 365 en Google Workspace, en alleen vanuit een Microsoft-directory of Google Workspace-domein dat je organisatie heeft opgegeven. Er wordt niets gekoppeld totdat je dat zelf doet. De assistent verstuurt nooit mail: versturen is altijd je eigen klik op een e-mail in Sluis.
Toegangsniveaus en instelling door beheerders
Eigenaren en beheerders kiezen in de console twee niveaus, in de kaart Mail en agenda onder Instellingen. Mail: Uit, Lezen, Lezen + concepten of Lezen + concepten + versturen. Agenda: Uit, Lezen of Lezen + afspraken beheren. Leden krijgen alleen de rechten van de gekozen niveaus. Wordt een niveau later verhoogd, dan worden leden gevraagd opnieuw te koppelen om de nieuwe rechten te verlenen.
Voordat iemand kan koppelen, geef je de Microsoft Entra-directory’s of Google Workspace-domeinen van je organisatie op onder Instellingen › Applicatiebeveiliging. Geef bij Google het primaire domein op. Voer daarna de eenmalige vertrouwensstap van de aanbieder uit. Microsoft: een Entra-beheerder keurt Sluis eenmalig per directory goed via de goedkeuringslink in de kaart. Google: een Google Workspace-beheerder vertrouwt Sluis eenmalig. Open in de Google Admin-console Beveiliging › API-besturingselementen › Toegangsbeheer voor apps, kies Nieuwe app configureren, zoek de client-ID uit de kaart en zet de toegang op Vertrouwd.
Sluit het residentiebeleid van je organisatie een aanbieder uit, dan meldt de kaart dat en kunnen leden die aanbieder niet koppelen.
Je account koppelen
Open in Workspace Instellingen › Verbindingen. Kies in de sectie Mail en agenda Koppelen voor Microsoft 365 of Google Workspace. Voordat je naar de aanbieder wordt gestuurd, toont Workspace een melding in de app. Die legt uit tot welke gegevens Sluis toegang krijgt, hoe ze worden gebruikt en wie ze ontvangt, inclusief de AI-modelaanbieders die je organisatie heeft ingeschakeld. Je moet de melding bevestigen om door te gaan. Sluit je haar, dan wordt het koppelen geannuleerd.
Rond daarna het inloggen af in je browser bij Microsoft of Google, keur de rechten goed en ga terug naar Workspace. Wordt het inloggen geweigerd, vraag dan je beheerder of de vertrouwensstap van de aanbieder is gedaan en je domein of directory is opgegeven. Je kunt meer dan één account koppelen: kies opnieuw Koppelen om er een toe te voegen. Bij meerdere accounts doorzoeken zoekopdrachten ze allemaal, en alles wat iets wijzigt (een afspraak, een concept in Outlook of Gmail, een verstuurde e-mail) gebruikt het account dat je kiest, zichtbaar op de bevestigingskaart en in de e-mail. Een account dat je al had gekoppeld opnieuw koppelen werkt het bij.
Welke gegevens worden geraadpleegd en waar ze heen gaan
De assistent komt alleen bij wat de niveaus hierboven toestaan: de berichten die hij zoekt of leest (afzender, ontvangers, data, onderwerp en inhoud), de concepten die hij je helpt maken, en agenda-afspraken (titel, tijd, locatie, deelnemers en beschrijving) en beschikbaarheid. Hij gebruikt ze alleen terwijl je in een chat aan een taak werkt.
Wat de assistent leest, wordt onderdeel van dat gesprek. Het gaat naar het AI-model dat je organisatie voor de chat heeft ingeschakeld, nadat de gegevensbeschermingsregels van je organisatie zijn toegepast, en alleen naar modelaanbieders die je residentiebeleid toestaat. Sluis deelt het met niemand anders, verkoopt het niet, gebruikt het niet voor reclame en gebruikt het niet om AI-modellen te trainen. Het gebruik en de doorgifte door Sluis van gegevens uit Google-API’s voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.
Het gesprek, inclusief de opgehaalde mail- en afspraaktekst, wordt versleuteld bewaard in je chatgeschiedenis totdat je het gesprek verwijdert of de bewaartermijn van je organisatie het verwijdert. Je inlogtokens worden versleuteld opgeslagen en alleen gebruikt om Microsoft of Google namens jou aan te roepen.
Een e-mail kan tekst bevatten die de assistent instructies probeert te geven. Opgehaalde mail wordt behandeld als niet-vertrouwde inhoud, en zulke tekst kan niet zelf mail versturen of je agenda wijzigen, omdat die acties jouw bevestiging nodig hebben, zoals hieronder beschreven.
Bevestigingen voor concepten en agendawijzigingen
De assistent schrijft elke e-mail als document in Sluis en schrijft zelf niet in je mailbox. Een concept in Outlook of Gmail wordt alleen aangemaakt, en een e-mail alleen verstuurd, als je in de chat op de e-mail klikt.
Een agenda-afspraak maken, wijzigen of beantwoorden toont een bevestigingskaart met de details, inclusief deelnemers die een melding krijgen. Er gebeurt niets totdat je bevestigt, elke wijziging wordt apart bevestigd en agendawijzigingen worden nooit uitgevoerd in geplande agentruns.
Ontkoppelen en toegang intrekken
Open Instellingen › Verbindingen, kies Ontkoppelen bij het account dat je wilt verwijderen en bevestig. Je andere accounts blijven gekoppeld. Sluis verwijdert de opgeslagen inlogtokens meteen en vraagt Microsoft of Google ze in te trekken. Bevestigt de aanbieder dat niet, dan meldt Workspace het en kun je de toegang zelf verwijderen: bij Google onder Apps en services van derden in de beveiligingsinstellingen van je Google-account, bij Microsoft in de app-rechten van je account op myapps.microsoft.com. Een beheerder kan de app ook verwijderen in de Google Admin-console of Microsoft Entra.
De toegang eindigt ook wanneer je lidmaatschap eindigt of je beheerder je Microsoft-directory of Google Workspace-domein van de lijst haalt. Ontkoppelen stopt alle toekomstige toegang. Het verwijdert geen eerdere gesprekken.
Je gegevens verwijderen
Mail- en agendatekst die in een gesprek verscheen, blijft bij dat gesprek. Verwijder het gesprek uit de chatlijst met Gesprek verwijderen om de berichten en canvassen te wissen, inclusief die tekst. Concepten, verstuurde e-mails en afspraken die in je Microsoft- of Google-account zijn gemaakt, horen bij dat account: verwijder ze in Outlook, Gmail of Agenda.
Een eigenaar van de organisatie kan alle gegevens van de organisatie laten wissen en kan in de console onder Gegevensbescherming een bewaartermijn voor opgeslagen inhoud instellen. Het privacybeleid legt uit hoe lang gegevens worden bewaard en hoe je een verzoek indient.